Secrétariat - Projets - Communication - Commune de Samatan H/F - Communes

Sous l'autorité du Maire et de la Direction Générale des Services, l'agent assure des missions polyvalentes de secrétariat, d'accueil du public et de gestion administrative au sein de la collectivité. Il/elle participe au bon fonctionnement des services municipaux, à l'accompagnement des administrés ainsi qu'au suivi des activités associatives et des manifestations communales.

Principales :
1. Secrétariat :
. Rédaction courriers
. Préparation de l'agenda hebdomadaire des réunions et manifestations communales

2. Population :
- Accueil standard téléphonique et physique
- Établissement des dossiers administratifs : CNI, passeports, attestations d'accueil, etc.
- Gestion de la population et des nouveaux arrivants
- Délivrance des licences de débit de boissons (professionnels)
- Suivi des jeunes : Recensement militaire, inscription de scolarité
- Gestion du cimetière : Achat et suivi des concessions
- Gestion du planning des adjoints
- Prise de rendez-vous : Pour le maire, le conciliateur de justice
- Envoi des invitations : Pour les cérémonies officielles
- Tenue du registre des personnes vulnérables
- Gestion des mails entrants

3. Associations et manifestations :
- Gestion des salles, autorisations (buvettes, fermeture tardive), conventions, fiches de liaison
- Déclaration des manifestations : Vide-greniers, etc.
- Suivi du planning de la salle Jean-Claude Brialy : Établissement mensuel du planning, suivi des modifications, information des usagers

SAVOIR
Connaissance en matière d'environnement territorial
Connaissances en matière de réglementation générale des collectivités territoriales
Connaissances des règles en matière d'état civil, de passeports biométriques, de population

SAVOIR FAIRE -
Savoir utiliser les outils informatiques (suite office, logiciels métiers spécifiques COSOLUCE, Synbird, Mariloo, Gaston, PASSEPORTS BIO)
Mettre en oeuvre la politique communale en lien avec les missions dévolues, dans le respect de la réglementation en vigueur.
Echanger sur ses pratiques : transmettre son savoir ; partager ses expériences professionnelles ;

SAVOIR ETRE
Capacité d'adaptation, devoir de réserve, rigueur dans exercice des missions, prise d'initiative, courtoisie et respect envers la population, respect hiérarchie, sens du relationnel (personnel, association, élus...)